Wat is een kick-off meeting en waarom zou ik dit willen? In onderstaand artikel kunt u belangrijke informatie lezen en misschien raakt u wel geïnspireerd voor het organiseren van een meeting.

Wat is een kick-off meeting

Een kick-off meeting wordt veelal gebruikt om een plan te delen met uw medewerkers en om het project tot een goed eind te brengen. Uw positiviteit en positieve energie speelt daarin een ontzettend belangrijke rol, dit mag u uiteraard niet onderschatten! De belangrijkste kenwaarden voor deze meeting zijn positiviteit, energie en inhoud. U kunt een meeting houden voor kleine tot grote groepen.

Voorbereiding

  1. Leden identificeren: Welke personeelsleden komen in aanmerking? Noteer de naam, afdeling, functie en contactgegevens.
  2. Verantwoordelijkheden leden: Verschillende verantwoordelijkheden en rollen zijn: operationeel, corporate support, management en technisch.
  3. Ontwikkeling project aannames: Het team / leden moeten op de hoogte zijn van de verwachtingen. Iedereen moet zijn bereid zijn, zijn of haar uiterste best te doen om de doelen uiteindelijk te bereiken.
  4. Ontwikkelen voorlopig projectplan: Het ontwikkelen van een voorlopig projectplan kan u ontzettend veel tijd en frustratie schelen. Als u vooraf al de taken, verantwoordelijkheden en tijdschema’s uitwerkt hoeft u deze alleen nog te verifiëren en eventueel aan te passen.
  5. Succesfactoren definiëren: Welke factoren zijn de succesfactoren voor de kick-off meeting en waarom? Werk deze uit en bespreek ze.
  6. Agenda meeting: Stuur op tijd de agenda door naar de deelnemers. Iedere deelnemer heeft een andere tijd nodig qua voorbereiding. Belangrijke punten: tijd en datum, welke deelnemers en informatie het projectplan.
  7. Knelpunten of risico’s: Welke knelpunten of risico’s verwacht u en maak deze bespreekbaar.

Doelen kick-off meeting

Om een kick-off meeting tot een succes te brengen, raden wij u aan om heldere doelen te stellen binnen het management. U heeft een aankomend spannend project en wilt graag de medewerkers op één lijn hebben staan met u. De volgende doelen zijn, volgens ons, ontzettend belangrijk:

Informeren: Allereerst gaat u uw personeel/medewerkers informeren over het project en datgene wat u vandaag gaat bespreken.

Draagvlak creëren: Het creëren van draagvlak is zo belangrijk omdat alle neuzen één kant op moeten staan. Draagvlak zult u moeten verkrijgen, verbeteren en/of verstevigen

Enthousiasmeren: Vervolgens gaat u iedereen enthousiasmeren zodat iedereen positief de kick-off aan gaat! Als iemand niet enthousiast is zult u dit terug zien in de motivatie.

Organisatiedoelen stellen: Het stellen van de doelen is een ander belangrijk onderdeel. Wat wilt u als organisatie bereiken en hoe gaan we dit bereiken met iedereen met hetzelfde doel?

Organisatiedoelen bereiken: Vervolgens wilt u uiteraard deze organisatiedoelen ook gaan bereiken.

Maak uw kick-off meeting een succes en gebruik bovenstaande informatie!